Фасилитация. О принципах.

В пятницу с коллегами провели семинар по теме Фасилитация. Потребность обсуждать роль, отличную от модератора была вызвана с одной стороны расширением ответсвенности аналитика, когда задачи для подготовки документов все сильнее требуют непосредственного участия в разработке знаний текущих процессов и договоренностей между бизнес-участниками, с другой стороны готовность оперировать системной информацией при принятии решений тоже требует от аналитика расширять компетенции своей роли.

Если попытаться проще описать ситуацию, то можно зайти с другой стороны. Частые и не всегда предсказуемые изменения привносят хаос и в описание реализованной функциональности, и в равной степени заставляют планировать будущие релизы в тесном сотрудничестве со всеми сторонами реализующими процессы. 

Стоит упомнить еще и тот факт, что даже самые элементарные, но в то же время необходимые действия в проектной команде такие, как: подготовка к совещанию, подготовка совещания, формирование повестки, ведение реестра незакрытых вопросов и договоренностей, подготовка и согласование протоколов, —  не являются предметом мониторинга и контроля в организациях.

Тем не менее именно качество взаимодействия участников проектной команды оказывает непосредственное влияние на успех и скорость решения повседневных задач. И если о культуре и способности к самоорганизации принято говорить широко и такой предмет самосовершенствования почти бессмертен и постоянно актуален, то способность подталкивать и прояснять озвученное в группе находится в тени. Так вот роль фасилиторатора как раз и заключается в том, чтобы не просто модерировать беседы и нескончаемые переписки, а практически разгребать гору информации, выделяя из нее только требующие внимания тезисы и факты.

Как и в любой другой деятельности, у фасилитации есть несколько принципов, помогающих реализовать заявленные цели этой деятельности.

Принцип валидной информации предполагает, обмен всей информацией, относящейся к делу, между участниками проектной группы. При этом, как вероятно многие из нас помнят, далеко не вся информация доходит до наших собеседников в таком же объеме и форме, в какой отправитель ее запускает. Виной тому так называемые барьеры. И именно поэтому принцип валидной информации учитывает воспроизведение, формирование, и поддержку такой культуры передачи информации, которая помогает делиться информацией в манере доступной всем участникам группы.

Этот же принцип учитывает еще один такой не маловажный аспект, как постоянное привлечение новой информации для проверки валидности ранее принятых решений.

Второй принцип свободного и компетентного выбора предполагает, что участники команды в целях наиболее оптимальной реализации задач стараются четко их формулировать, стараются достичь общего понимания и точки зрения на них. Тут стоит добавить важную деталь. Этот принцип указывает на контроль за скрытым давлением воздействие на стороны обсуждения. Каждый выбор должен быть основан на валидной информации, подготовленной доступно, понятно и своевременно.

Принцип внутренней ответсвенности за свой выбор указывает на необходимость чувствовать личную ответственность за принимаемые решения, выбор которых происходит на основе осознанного внутреннего убеждения. Этот принцип может поставить в тупик системного аналитика, чья профессия не часто предполагает учет интересов сторон в обсуждении. И подобные аспекты фасилитатрской роли прямо показывают на то, как важно расширять канву анализа для учета аспекта конфликта интересов сторон, который может проявить себя негативным образом в самой неподходящей ситуации.

Все три принципа помогают как планировать коммуникации, так и проводить анализ имеющейся информации в проектной команде. Плюс с их помощью легче контролировать эффективность обсуждения.

Все вышесказанное мной сегодня только показывает актуальность и необходимость внимательнее присмотреться к своей деятельности, будь вы проект-менеджер, аналитик, простой инженер или руководитель, осознанный учет в своих обязанностях роли фасилитатора безусловно делает команду более зрелой, упрощает задачи, а следовательно помогает быстрее достигать текущие цели.